ในช่วงสถานะการ COVID-19 หลายบริษัทหรือหลายหน่วยงานเลือกที่จะใช้สื่อออนไลน์เป็นช่องทางในการประชุม เรามีคำแนะนำดีๆ ในการเตรียมความพร้อมก่อนถึงวันสำคัญของคุณมาแนะนำ
1. เตรียมอินเทอร์เน็ตของคุณให้พร้อม
สิ่งแรกที่ผู้ประชุมออนไลน์จะต้องเช็ค คือ คุณมีอินเทอร์เน็ตที่ใช้งานได้ต่อเนื่องไม่กระตุกหรือไม่ ในระหว่างที่คุณกำลังประชุมจะได้มีสมาธิอยู่กับการประชุมได้อย่างเต็มที่ และไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับปัญหาเรื่องอินเทอร์เน็ต
www.speedtest.net เว็บไซต์ตรวจสอบความเร็วอินเทอร์เน็ตของ The Global Standard in Internet Metrics เป็นเว็บไซต์ที่ได้รับความนิยม จะทำการวัดความเร็วของอินเทอร์เน็ตให้ทันที เรียกได้ว่าง่ายและสะดวกมากๆ
ซึ่งจะมีการวัดออกมาเป็นค่าความเร็วจากการ Download, Upload รวมทั้งค่า Ping ซึ่งอธิบายได้ ดังนี้
– Download ความเร็วในการรับข้อมูล ค่า Download มีมาก แปลว่าสามารถรับข้อมูลได้ครั้งละมากๆ ถ้ามีค่ามากก็ยิ่งโหลดได้เร็ว
– Upload ความเร็วในการส่งข้อมูล ยิ่งมีค่ามากเท่าไหร่ แปลว่าในแต่ละวินาที คุณสามารถส่งข้อมูลได้มาก ยิ่งมีค่ามากยิ่งส่งได้เร็ว
– Ping เป็นค่าเวลาซึ่งใช้ในการจัดส่งข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณไปยัง Server และรวมเวลาที่ตอบกลับมา ถ้าค่านี้มีค่าน้อยก็จะยิ่งดี เนื่องจากแสดงให้เห็นว่า Server ส่งข้อมูลกลับมาหาคุณได้เร็ว ยิ่งใช้เวลาน้อยมากในการติดต่อสื่อสารกันในแต่ละครั้ง ก็แสดงว่าเครือข่ายอินเตอร์เน็ตของคุณมีประสิทธิภาพดีนั้นเอง
เมื่อรู้จักกับความเร็ว Upload, Download กันไปแล้ว ขั้นตอนต่อมาที่จะช่วยให้คุณสามารถประชุมออนไลน์ได้อย่างลื่นไหล ไม่สะดุด ก็คือการเตรียมความพร้อมของสิ่งต่างๆ เพื่อให้สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ดีที่สุด ซึ่งหนึ่งในนั้นคือ การเลือกความเร็ว Upload, Download ที่เหมาะสมกับการประชุมออนไลน์แต่ละประเภทนั่นเอง
ข้อมูลจากเว็บไซต์ FitSmallBusiness ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่อธิบายเกี่ยวกับการทดสอบความเร็วอินเทอร์เน็ต ระบุว่า คุณภาพวิดีโอของการสนทนาแบบ 1 ต่อ 1 ผ่าน Application นั้น จำเป็นต้องใช้ความเร็ว Upload อยู่ที่ 500Kbps แต่หากต้องการสนทนามากกว่านั้น ก็ต้องใช้ความเร็วที่ 1Mbps แทน ยกตัวอย่างเช่น Skype ซึ่งเป็นเครื่องมือติดต่อสื่อสารที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย ได้แนะนำความเร็วเน็ตสำหรับการสนทนาแบบ 1 ต่อ 1 และการใช้งานแชร์หน้าจอไว้อยู่ที่ 300Kbps สำหรับ Upload และ 300Kbps สำหรับ Download แต่หากคุณต้องการวิดีโอคอลที่ภาพคมชัดแบบ HD ก็จะต้องใช้ความเร็วที่ 1.5Mbps หรือหากคุณมีครอบครัวใหญ่ ต้องการสนทนาพร้อมกันมากกว่า 5 คน ก็อาจจะต้องใช้ความเร็วเน็ตเพิ่มขึ้นเป็น 4Mbps สำหรับ Download และ 512Kbps สำหรับ Upload
| จำนวนคน | ความเร็วเน็ตขั้นต่ำ Download/Upload |
| 1 คน | 300Kbps/300Kbps |
| 1 คน (คุณภาพสูง) | 500kbps / 500kbps |
| 1 คน (HD) | 1.5Mbps / 1.5Mbps |
| 3 คน | 2Mbps / 512kbps |
| 5 คน | 4Mbps / 512kbps |
| 7 คน + | 8Mbps / 512kbps |
อัปเดตราคาอินเทอร์เน็ตบ้านจากผู้ให้บริการ
ขอบคุณรูปภาพจากเว็บไซต์: https://www.iphonemod.net/fiber-to-home-internet-thailand-mar-2019-pricing.html
การรับชม สำหรับความเร็ว Download ในการรับชมที่แนะนำคือ 2Mbps เป็นอย่างน้อย โดยข้อมูลจากเว็บ Lifewire ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่นำเสนอข้อกำหนดความเร็วอินเทอร์เน็ตสำหรับการสตรีมวิดีโอ อธิบายไว้ว่า หากคุณต้องการรับชมวิดีโอที่มีคุณภาพสูงขึ้น ความเร็ว Download ก็จะต้องเพิ่มขึ้นตามลำดับ ซึ่ง ความเร็วเน็ตที่แนะนำสำหรับการรับชม มีดังต่อไปนี้
– ความเร็ว 2Mbps – 3Mbps สำหรับภาพคมชัดระดับมาตรฐาน
– ความเร็ว 4Mbps – 8Mbps สำหรับภาพคมชัดมากขึ้นระดับ HD (ความละเอียด 720 pixel หรือ 1080 pixel)
– ความเร็ว 15Mbps – 25Mbps สำหรับภาพระดับ 4K Ultra HD
การถ่ายทอดสด จำเป็นต้องใช้กล้อง และไมโครโฟนที่มีคุณภาพ ราคาเริ่มต้นน้อยมาก หลักร้อยบาทก็ได้คุณภาพที่ดีแล้ว รวมถึงอินเทอร์เน็ตที่มีความเสถียร เพื่อให้การถ่ายทอดสดนั้นดำเนินต่อเนื่องได้อย่างราบรื่น ทำให้ความเร็ว Upload มีความจำเป็นมากขึ้น คุณจึงควรเลือกเน็ตบ้านที่มีความเร็ว Upload อย่างน้อย 2.5Mbps นอกจากนี้เว็บไซต์หรือแอพพลิเคชั่นต่างๆ ยังต้องการความเร็ว Upload ไม่เท่ากัน ตัวอย่างเช่น หากต้องการถ่ายทอดสดบน Facebook ในระดับ HD (720 pixel ขึ้นไป) จะต้องมีความเร็ว Upload อย่างน้อย 4Mbps เว็บไซต์ Boxcast ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการสตรีมมิ่งแบบสดได้ให้ข้อมูลว่า “เราต้องใช้ความเร็ว Upload 3Mbps สำหรับความละเอียด 480 pixel ความเร็ว 6Mbps สำหรับความละเอียด 720 pixel และความเร็ว 13Mbps สำหรับความละเอียด 1080 pixel”
2. เลือกโปรแกรมสำหรับการประชุม
เมื่อเรามีความรู้เกี่ยวกับการเลือกอินเทอร์เน็ตแล้ว คราวนี้ก่อนเราจะเริ่มเลือกแอปพลิเคชั่นที่เหมาะกับเรา ด้านล่างนี้คือความต้องการทั่วๆ ไป ของโปรแกรมหรือแอปพลิเคชั่นที่ใช้ประชุมออนไลน์
– Client คอมพิวเตอร์ที่มีกล้อง + Microphone หรือ iPad, iPhone, Android ใช้ในการสนทนา
– Internet ความเร็วสูงที่สามารถรองรับสัญญาณภาพและเสียง
– E-mail ของผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อใช้ล็อกอินเข้าสู่ระบบ
– Browser ที่รองรับ Internet Explorer v.7 ขึ้นไป Mozilla Firefox, Google Chrome
– ต้องมี User & Password สำหรับเข้าใช้งานหากไม่มีให้ทำการสมัครและจะได้รับ Email ตอบกลับเพื่อให้สามารถเข้าระบบ
ซึ่งนอกจากความต้องการทั่วๆ แต่ละแอปพลิเคชั่นก็จะมีความสามารถและความต้องการอื่นๆต่างกันไปดังนี้
โปรแกรม WebEx
Link สำหรับติดตั้งโปรแกรม: https://www.webex.com/downloads.html/
WebEx เป็นโปรแกรมที่มีขั้นตอนการใช้งานที่ง่ายและประหยัดเวลา ใช้งานบนเว็บไซต์ได้โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม หรือหากต้องการติดตั้งโปรแกรมก็สามารถติดตั้งได้บนหลายอุปกรณ์ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ Windows และ Mac หรือสมาร์ทโฟน iPhone iPad และ Android สามารถนำโปรแกรมนี้มาประยุกต์ใช้งานในการประชุมทางไกล หรือการเรียนการสอนผ่านอินเตอร์เน็ต สามารถที่จะนัดหมายการประชุมได้ล่วงหน้า เป็นการสื่อสารแบบ Real-time ที่รองรับได้ทั้งภาพวีดีโอ เสียง รวมไปถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูล ทำงานร่วมกับ Applications ต่างๆ ได้อย่างมากมาย โดยจะมีผู้ควบคุมการประชุม ทำการสร้างห้องสนทนา และส่ง Email เชิญผู้เข้าร่วมประชุม ตัวโปรแกรมสามารถระบุวันเวลาเข้าร่วมการประชุม และระบุ Meeting Number และ Password สำหรับเข้าร่วมประชุมได้
โปรแกรม Zoom
Link สำหรับติดตั้งโปรแกรม: https://zoom.us/download
โปรแกรม Zoom เป็นซอฟต์แวร์การประชุมผ่านระบบคลาวด์ที่ออกแบบมาสำหรับการประชุม การคุยงาน การอบรมสัมมนา สามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้ถึง 100 คน ผู้ควบคุมห้องประชุมสามารถควบคุมเสียง วิดีโอ และการแชร์หน้าจอของผู้ร่วมประชุมได้ทำให้การประชุมมีความยืดหยุ่นมากขึ้น นอกจากนี้ระหว่างการประชุมยังสามารถบันทึกวีดีโอไปพร้อมกันได้ ตั้งเวลาการนัดประชุมล่วงหน้าได้ ใช้งานง่ายมาก มีระบบ Virtual Background เปลี่ยนฉากหลังของวิดีโอผู้เข้าร่วมประชุมได้ มีระบบ Whiteboard ทดแทนกระดานที่ใช้ในการประชุม และยังมีฟีเจอร์เพิ่มเติมในการแชร์หน้าจอและทำไฮไลท์ได้อีกด้วย
โปรแกรม Microsoft Team
Link สำหรับติดตั้งโปรแกรม: https://products.office.com/th-th/microsoft-teams/download-app
Microsoft Teams เป็นโปรแกรมการทำงานร่วมกันรูปแบบใหม่ที่ช่วยให้การประชุมของคุณมีระเบียบมากขึ้น ด้วยฟีเจอร์ระดับองค์กร ที่โดดเด่นในเรื่องของการทำงานร่วมกับ Office 365 ใช้งานได้แทบทุกแพลตฟอร์ม แชท แชร์ไฟล์ แชร์หน้าจอ จดโน๊ต Record การประชุมเพื่อดูย้อนหลังได้ รวมถึงยังสามารถใช้งานบน Web Browser ได้โดยไม่ต้องติดตั้งอีกด้วย
ตารางเปรียบเทียบ
| WebEx | Zoom | Microsoft Team | |
| ระบบประชุมที่สามารถแชร์วิดีโอ, แชร์ภาพหน้าจอ, พูดคุยผ่านแชทได้ | ✓ | ✓ | ✓ |
| สามารถใช้งานได้ทั้งบน Windows, macOS, iOS และ Android | ✓ | ✓ | ✓ |
| ผู้ควบคุมห้องประชุมสามารถควบคุมเสียง, วิดีโอ และการแชร์หน้าจอของผู้ร่วมประชุมได้ | ✓ | ✓ | ✓ |
| มีระบบ Whiteboard ทดแทนกระดานที่ใช้ในการประชุมได้ | ✓ | ✓ | ✓ |
| สามารถบันทึกการประชุมในรูปแบบวิดีโอได้ | ✓ | ✓ | ✓ |
| มีความสามารถ Remote Control ควบคุมเครื่องปลายทางได้หากได้รับสิทธิ์ | ✓ | ✓ | ✓ |
| หน้าจอบริหารจัดการสร้างห้องประชุมที่ใช้ง่าย ใช้งานได้ผ่าน Web Browser | ✓ | ✓ | ✓ |
| มีระบบ Virtual Background เปลี่ยนฉากหลังของวิดีโอผู้เข้าร่วมประชุมได้ | ✓ | ✓ | ✘ |
บทสรุป
เมื่อเราต้องทำงานอยู่บ้าน แต่ยังคงต้องติดต่อสื่อสารกันอยู่ ดังนั้นการเตรียมความพร้อมและรู้ว่าเราต้องมีปัจจัยใดๆ บ้างและเตรียมตัวอย่างไรเพื่อใช้โปรแกรมที่เราถนัดจึงเป็นสิ่งสำคัญที่เราควรจะศึกษาไว้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจ เลือกวิธีการทำงานหรือโปรแกรมที่จะใช้ในอนาคต การเตรียมตัวที่ดีจะนำไปสู่ความสำเร็จได้อย่างแน่นอน